L’organizzazione di un evento culturale presuppone la gestione di numerosi aspetti di carattere burocratico che hanno a che fare, tra l’altro, con licenze, certificazioni e permessi. Certo, si tratta di elementi che possono spaventare chi non è molto abituato ad averci a che fare, ma in realtà è sufficiente acquisire un po’ di dimestichezza con la burocrazia per capire che è solo lenta e noiosa, ma non complessa.
Come si costruisce un evento culturale
Il punto di partenza per la costruzione di un evento culturale è quello relativo alla sua ideazione. Questa è la fase nella quale si individuano gli obiettivi da conseguire, e in particolare lo scopo principale che ci si propone di raggiungere attraverso la presentazione dell’evento. L’ideazione dell’evento e del suo significato deve, tra l’altro, prendere in considerazione gli interessi di chiunque parteciperà. Una volta che gli obiettivi sono stati definiti, è necessario verificare la fattibilità dell’evento, in particolare dal punto di vista del budget disponibili, ma anche in termini di risorse umane che potranno essere impiegate. Inoltre, occorre mettersi in cerca della giusta location e, se necessario, acquisire tutti i diritti del caso.
La pianificazione dell’evento
La fase operativa più complessa, nel contesto dell’organizzazione di un evento, è con tutta probabilità quella della pianificazione. Questo è il momento nel quale devono essere definiti i passi da compiere, e quindi le attività da svolgere, ma anche le risorse da trovare e le tempistiche da rispettare. Come si può notare, sono numerosi i fattori in gioco, e anche per questo motivo può essere utile predisporre un vero e proprio calendario, utile per segnare le scadenze previste per ciascuna attività. Una volta che il progetto ha preso vita, non rimane che completarlo, per esempio liquidando i finanziamenti a cui si è potuto accedere. Ma non è tutto, perché resta ancora la fase della valutazione, che serve ad appurare quali risultati sono stati raggiunti.
Il valore di un event manager
È evidente che organizzare un evento, e in particolare un evento culturale, è un impegno non alla portata di tutti, proprio per le numerose attività a cui ci si deve dedicare. Se non si dispone di tutte le autorizzazioni del caso o di un permesso, si può andare incontro a una multa davvero alta. Per non correre rischi di questo o di altro genere, il consiglio è di rivolgersi a un abile event manager, vale a dire un professionista che sia specializzato nell’organizzazione di eventi e che sappia trovare le risorse umane necessarie, ma anche individuare tutti gli allestimenti utili. Dalla realizzazione di pedane per esterno a prezzi vantaggiosi alla scelta degli spazi, ci sono un sacco di attività a cui pensare, e il supporto di uno specialista è senza dubbio auspicabile.
All’aperto o al chiuso?
Nella maggior parte dei casi, per un evento che si dovrà tenere all’aria aperta ci sarà bisogno di più licenze. Ovviamente molto cambia anche a seconda del Comune di riferimento, anche per ciò che riguarda le tempistiche e le scadenze da rispettare, ed è per questo motivo che occorre sempre informarsi direttamente presso l’ente per non commettere violazioni che potrebbero avere conseguenze economiche. In particolare, per un evento outdoor può essere richiesta la licenza di occupazione di suolo pubblico; meglio muoversi almeno 20 giorni in anticipo.
