Per organizzare un evento a Milano è importante partire dalla valutazione delle esigenze.
Questa valutazione consentirà agli organizzatori di stabilire correttamente, innanzitutto, se l’evento necessita di spazi all’aperto o spazi chiusi: è possibile organizzare un evento in giardino, cortile o in sale più o meno ampie, purché ben predisposte all’accoglienza del pubblico e dotate di tutti i servizi necessari.
Oltre alla tipologia, è importante valutare e prevedere la quantità di spazio necessaria: questa seconda valutazione va fatta in base alle necessità espositive, al numero di persone che si prevede di coinvolgere e allo stesso tema dell’evento.
Ma non è tutto: altri criteri di scelta sono assolutamente le caratteristiche tecniche delle diverse location: la portata elettrica e il sistema di illuminazione disponibile; la connettività, per consentire a tutti un collegamento alla rete wi-fi in alta velocità; le dotazioni, come il sistema di areazione e climatizzazione; ultime, ma non meno importanti, sono è da valutare la disponibilità di servizi utili come la presenza di portineria, la disponibilità di posti auto interni, la possibilità di utilizzo del magazzino, la presenza di un’area di appoggio catering e la presenza di impianti di sicurezza (ovvero impianti di rilevazione fumo, diffusione sonora, ecc.).
Per individuare il giusto spazio eventi a Milano per l’organizzazione del proprio evento è possibile affidarsi alla consulenza di esperti che, valutate tutte le esigenze, sapranno indirizzare gli organizzatori verso la location più adatta alle circostanze.
Una volta individuata la location, in base alla tipologia della stessa, bisognerà cominciare ad individuare l’arredamento più adatto e la posizione da destinare al catering.
Per quest’ultimo è preferibile scegliere una posizione in prossimità di un’uscita di servizio, affinché risultino più agevoli e meno vistose le operazioni di approvvigionamento.
Una volta destinati gli spazi di servizio, è possibile valutare la tipologia di arredamento più consona. Questa cambia in base al tema dell’evento e alle esigenze organizzative, e va adeguata alla location scelta.
Ad esempio, se l’evento è un convegno che si svolge all’interno di uno spazio chiuso, l’arredo sarà costituito prevalentemente da sedie, palco dei relatori, proiettori e sistemi video e audio per la fruizione di materiale multimediale, oltre al banco per le registrazioni ed eventuali stand per la distribuzione di materiale informativo degli eventuali partners. Se invece l’evento riguarda la presentazione di prodotti, potranno essere presenti numerosi spazi espositivi dedicati ai singoli brand: in tal caso, l’organizzazione e l’arredo degli spazi dovranno essere concepiti per agevolare i flussi di visitatori e consentire la stessa visibilità a tutti gli espositori.
Nel caso di location esterne, come ad esempio giardini, l’organizzazione degli spazi deve considerare, oltre alla gestione dei flussi di visitatori, anche aree al coperto che costituiscano un riparo dal sole e dagli agenti atmosferici imprevisti. Per queste necessità a Milano è possibile noleggiare diverse tipologie di arredi per spazio eventi: ad esempio, è possibile noleggiare tensostrutture di diverse metrature ideali per qualsiasi tipo di manifestazione all'aperto che necessita di un'adeguata copertura (nel noleggio è compreso il montaggio e lo smontaggio delle stesse), oppure gazebi in legno, plastica o metallo, di ogni dimensione e per qualsiasi uso. Disponibile al noleggio sono anche le sedute da interni e da esterni, panche e tavoli. Anche la scelta della tipologia di questi arredi è fondamentale per dare un carattere all’intero evento che può essere moderno, vintage, di design o di lusso, a seconda delle esigenze comunicative degli organizzatori.
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